(一)干部人事档案管理部门职责
一、保管干部档案,为国家积累档案史料。
二、收集、鉴别和整理干部档案材料。
三、办理干部档案的查阅、借阅和转递。
四、登记干部职务、工资的变动情况。
五、为有关部门提供干部的情况。
六、做好干部档案的安全、保密、保护工作。
(二)干部人事档案管理人员守则
一、坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平。
二、热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为干部人事工作服务,为社会主义现代化建设服务。
三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。
四、坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
五、工作调动时,必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
(三)干部人事档案查借阅制度
一、只允许查阅批准查阅的内容;查借阅单位或个人需要摘抄、复制档案内容的,必须经档案分管领导同意后才能摘抄、复制。
二、查借阅档案的单位或个人,必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容。
三、任何个人不得查借阅本人及其直系亲属的档案。
四、除干部死亡撰写生平材料需要外,干部档案一般不外借;如因其他工作需要必须借出使用时,要经档案管理负责人批准,限15天内归还,借用期间不得擅自转借其他单位或个人。
(四)干部人事档案材料收集制度
一、要建立收集材料的联系制度,及时掌握干部工作动态和信息,通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料,充实档案内容。
二、定期或不定期收集干部档案材料; 做到嘴勤、腿勤、手勤,确保干部档案材料齐全。
三、接到干部任免、工资变动通知后,要及时登记干部职务变动和工资变动情况。
四、要定期查看干部档案,发现缺少材料和材料不符合要求的,要及时登记并向有关部门、单位索取。
五、根据工作需要有计划地布置填写干部履历表、做鉴定、写自传等,及时充实干部档案内容。
(五)干部人事档案材料鉴别归档制度
一、应按照有关规定严格审查收集或送交的材料是否齐全完整、是否手续完备;凡头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档;凡查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;凡不符合归档要求、手续不完备的材料,应补办完手续后归档。
二、涉及干部政治历史问题或其他重要问题需要查清而未查清的材料以及未办理完毕的材料,不能归档,应及时移交有关组织处理。
三、要严格清除虚假不实的档案材料,严肃查处伪造制假行为,坚决维护干部档案的真实性。
四、对不属于所管干部的材料及不应归档的材料,应区分情况及时转给有关部门或干部本人;无保存价值又不宜退回干部本人的,应登记报主管领导批准销毁。
五、对经鉴别应予归档的材料,应按照《干部档案整理工作细则》整理归档。
六、干部档案整理装订成卷后,应进行认真细致的检查,经验收合格后方能入库。
(六)干部人事档案转递制度
一、干部工作调动、职务变动以及死亡后,应及时将干部档案转至新的主管单位;转递干部档案必须依据干部调动通知或干部任免文件等方能办理。
二、转递干部档案必须通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交干部本人自带。
三、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。
四、转递档案必须详细填写《干部档案转递通知单》, 严密包封,并在包缝力口盖档案管理单位印章。
五、收到档案的单位应认真核对档案,在回执上签名盖章后立即返回;凡属误转的档案,应写明情况,尽快退回转出单位;凡转出档案1个月后未收到回执的,应向接受单位催问,以防丢失。
六、干部调配、任免部门应与干部档案管理单位加强沟通和联系,及时通报有关干部的调动、任免情况,以做到"档随人走"。
(七)干部人事档案检查核对制度
一、在干部档案的接收、转递、查借阅等日常管理工作中,应认真登记,搞好检查核对,做到名册与档案相符、人与档案相符、目录与材料相符。
二、对接收的档案,应核查是否属于管理范围、姓名单位职务等是否相符、材料数量是否与转递通知开具的项目一致;发现差错及时登记处理。
三、转出档案时,应核实清点、注销名册。
四、办理查借阅档案时,应先清点后付出;收回时, 应先清点后入库归位。
五、每月检查一次借出档案情况,对逾期未还的,要抓紧催回。
六、每半年应将干部档案名册与所管干部名册以及库房档案进行一次全面核对,将不该管理的档案转至相关单位,对缺少的档案要查清线索,及时索要。
(八)干部人事档案保管保密制度
一、干部档案库房必须符合防火、防潮、防蛙、防盗、防光、防高温("六防")和规定面积的要求,档案必须存放于铁质专用柜并按科学便利的顺序摆放。
二、在职、非在职和死亡干部的档案应分开保管。
三、档案库房、阅档室和档案工作人员办公室应分开设置。
四、每天应检查并登记档案库房"六防"情况,发现问题及时解决,发现安全隐患应及时报告并迅速整改消除。
五、保持档案库房整洁,不得在档案库房和档案柜内存放无关物品;严禁无关人员进入档案库房。
六、不准携带档案材料进入公共场所,不准私自保存他人和自己的档案材料,不准向无关人员谈论档案内容, 不准用电话、书信索要或提供档案材料。
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