一、本单位档案实行集中统一管理的原则，任何部门或个人不得私自保留应归档的文件资料。档案部门对本单位的文书处理部门或业务部门文件材料的形成、积累、归档工作进行指导和监督。
二、凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料、声像材料均属归档范围。
三、凡属归档范围内的文件资料，要按时收集整理，随时归卷，并在次年五月底前归档。其中购进设备的随机文件和引进技术软件于设备开箱和引进技术软件启封时收集、登记、归档；基建工程项目在竣工验收后立卷归档；会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。
四、归档案卷要符合有关质量要求，文件材料必须齐全完整，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，使组成的案卷便于保管和利用。
五、凡属归档的文件要符合文件体例格式和书写标准，严禁使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水、红墨水，一律用蓝黑或碳素墨水书写。
六、为了便于查找利用，可编制备查案卷，以减少对正本档案的磨损，延长档案寿命。
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